Les mesures liées à la COVID-19 ont un grand impact sur la façon dont nous plaçons et déplaçons nos patients dans l’hôpital. Le résultat est que nous avons revu notre façon de travailler et avons trouvé des manières d’être encore plus efficaces. En voici quelques exemples…
La réunion quotidienne de gestion des lits, maintenant virtuelle
Avant, cette réunion quotidienne sur la gestion des lits était faite en personne, à l’Urgence, et incluait un délégué par unité. Maintenant, la réunion a lieu de manière virtuelle sur la plateforme Teams. Après une première réunion un peu « rock and roll », c’est maintenant de plus en plus facile. Au lieu de durer environ 20 minutes (plus l’aller-retour entre nos bureaux et la salle de rencontre), la réunion des lits dure maintenant 9 à 10 minutes, maximum. Nous ne sommes plus limités par la grandeur de la salle, donc plus de gens peuvent se joindre à la rencontre et participer aux discussions, si nécessaire. Nous sommes donc plus efficaces, et les participants se sentent plus impliqués.
La localisation (tracking) des lits sur un plan
On a reproduit les lits des unités dans un fichier, ce qui nous donne une espèce de plan des planchers de l’hôpital. Cet outil de gestion visuelle nous permet de voir en un coup d’œil ce qui se passe dans l’unité, connaître le taux d’occupation, savoir quel lit est occupé par un patient qui a la COVID-19 ou quel patient est en isolation. On souhaitait depuis longtemps développer un outil comme ceci, la situation nous a poussés à le faire. On travaille maintenant à rendre l’outil dynamique afin qu’il soit mis à jour automatiquement, en étant connecté aux dossiers de santé électroniques MEDITECH.
De meilleurs canaux de communications avec prévention des infections
Nous avons établi un canal sur la plateforme Teams pour avoir un accès direct avec l’équipe de prévention des infections. Ceci nous permet une plus étroite collaboration entre les équipes. L’équipe de prévention des infections peut rapidement répondre aux questions, par exemple si un patient est prêt à sortir de son isolation et être déplacé. C’est beaucoup plus facile d’obtenir de l’information et nous n’avons plus besoin de tenter de rejoindre l’équipe de prévention des infections au téléphone puisque l’information est affichée en temps réel.
Des changements à la règle de flot
Nous avons revu les éléments déclencheurs qui font qu’on déplace un patient. Les patients qui reçoivent un résultat COVID-19 positif sont regroupés, les patients qui ont un résultat négatif sont déplacés ailleurs, etc.
De nouveaux membres dans l’équipe du flot du patient
Le gestionnaire de flot, à Montfort, c’est la personne qui s’assure que « le bon patient soit à la bonne place avec les bons soins, le plus rapidement possible ». Avant la pandémie, nous avions un gestionnaire du flot, du lundi au vendredi; le coordonnateur prenait la relève le soir, la nuit et la fin de semaine. Nous avons maintenant ajouté trois facilitatrices de soins dédiées au flot le jour, le soir et même la fin de semaine. Une par jour est sur le terrain, l’autre en arrière-scène. Ces personnes coordonnent avec l’équipe de l’accueil et les équipes de chaque unité de soins pour coordonner les déplacements des patients. Ça enlève beaucoup de pression sur les coordonnateurs et gestionnaire de flot, qui peuvent se concentrer sur la gestion et les enjeux, tandis que les opérations sont assurées par les facilitatrices de soins.
