Qui de mieux pour concevoir un espace de travail que ceux qui vont l’utiliser? C’était l’idée derrière la planification d’une simulation des salles du futur Carrefour santé d’Orléans, qui a eu lieu le 1er et 2 mars 2018 à la Légion d’Orléans.
Cette activité qui regroupait plusieurs professionnels de la santé, une patiente-partenaire, des gens pour la logistique, une consultante Futjisu et les architectes du Carrefour, a permis de visualiser l’immobilier et l’équipement nécessaire dans l’espace pour assurer un flot du patient efficace.
L’équipe du Carrefour a d’abord fait le travail préliminaire de revoir chaque programme qui utilisera les espaces. Ensuite, ils ont regardé chaque type de salle pour évaluer les besoins.
« On a pris une salle d’examen, par exemple, et on s’est dit, habituellement, ça prend des planchers de ce matériel-ci, un bureau et deux chaises, » explique Carolyne Mondoux, agente administrative pour le projet du Carrefour santé d’Orléans. « Ensuite, on a demandé aux professionnels de la santé si ça leur convenait. On a rapidement réalisé que certaines salles avaient besoin de plus d’équipement qu’on pensait. Puis on a organisé l’activité pour concevoir physiquement cinq salles clés avec l’aide des gens qui les utilisent au quotidien pour valider si ça répond bien à leurs besoins. »
La journée a débuté avec Marie-France Cuerrier, qui était impliquée dans l’aménagement du Nouveau Montfort, ainsi que Carolyne Mondoux et Lise Vaillancourt, responsables du projet du Carrefour, Hélène Soucy de Futjisu et les deux architectes qui ont pris des mesures pour délimiter des salles de la bonne grandeur avec du ruban gommé sur le plancher.
Normand Bisaillon, gestionnaire de la logistique, a ensuite livré l’équipement qui a été planifié pour les salles en question, de la civière aux tables aux chaises roulantes, pour les installer à l’intérieur du ruban.
« Nous avions les plans des architectes avec les dimensions des pièces. Nous avions également les listes d’équipements nécessaires dans chaque pièce, » ajoute Marie-France. « Avec ces informations, nous avons été en mesure de reproduire les espaces avec des lignes au sol et des équipements (réels ou en carton). »
L’après-midi venu, les professionnels de la santé impliqués, les architectes, la patiente-partenaire et les consultants arrivent. C’est le temps de tester les idées sur papier en fonction de la réalité sur le terrain.
Francine Tremblay, patiente-partenaire, était présente pour toutes les consultations. Elle posait des questions du point de vue d’une patiente. « Quand j’arrive, qui va m’aider ? Quand je suis allongée, est-ce que la porte peut être du côté de mes pieds au lieu d’être au niveau ma tête ? Je préférerais que les gens dans la salle d’attente ne puissent pas me voir directement quand je suis dans la salle d’examen. » Ça nous a permis de nous assurer que les salles seront centrées sur les besoins des patients.
L’un des espaces à évaluer : la salle de stérilisation. Pour s’assurer que tout est beau et propre, Pierre-Luc Malboeuf, gestionnaire du SPD, est au rendez-vous.
« J’ai bien apprécié mon expérience lors de cette activité, car ça m’a donné l’opportunité d’exprimer nos besoins, d’avoir une meilleure idée de l’espace physique dont nous disposons et de pouvoir bien évaluer la façon de procéder pour le retraitement des dispositifs médicaux, » dit Pierre-Luc. « Le fait d’inclure des intervenants dans la planification du Carrefour santé d’Orléans améliorera sans aucun doute nos processus et le design des locaux. De plus, lors de l’ouverture du Carrefour, peu de changements seront nécessaires pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Malgré le fait que nous sommes limités en espace physique dans la salle de stérilisation, je crois que nous allons avoir un très bel environnement de travail qui nous permettra d’offrir un produit de qualité à nos patients. »
Les architectes ont pris des notes et ont offert leur expertise sur la faisabilité de certaines idées. Par exemple, afin de pouvoir passe une chaise roulante gériatrique bariatrique dans une porte, il faut agrandir la porte puisqu’une entrée « normale » fait 32 pouces.
Ensuite, passons à la salle de prélèvement avec Mélanie Proulx, technologue du laboratoire médical EORLA.
« J’ai bien apprécié être impliquée dans ce processus; les gens présents étaient très bien organisés », se souvient Mélanie. « À mon arrivée, il y avait déjà une salle en simulation avec les bonnes dimensions et quelques équipements présents. Ceci m’a beaucoup aidé à visualiser la pièce afin d’en retirer le maximum de potentiel. J’ai pu contribuer avec des suggestions concernant l’emplacement physique des équipements et les processus impliqués dans les prélèvements afin de créer une aire de travail ergonomique. J’ai senti beaucoup d’entraide de la part des autres intervenants et spécialistes présents; toutes les idées étaient prises en considération. Ce fut une expérience très positive pour moi. »
Les consultants en mobilier sont d’une aide précieuse dans la planification, mais ils ne sont pas ceux qui travaillent avec l’équipement au quotidien. Ce sont les gens de terrain qui ont la notion d’établir la liste d’équipement pour leurs besoins précis.
Le prochain local à évaluer : la salle de plâtre pour laquelle il était indispensable d’avoir la perspective de Valérie Dubois-Desroches, gestionnaire des cliniques ambulatoires, et de Lynn Lough, technicienne en orthopédie.
« Ce fut une belle expérience de vivre en 3D la future salle de plâtre au Carrefour. Nous avons pu changer tous les équipements de place et faire divers essais avant de nous entendre sur la meilleure disposition, » dit Valérie. « J’ai apprécié avoir été consultée. De plus, Dre Marie-France Rancourt a pu venir contribuer au design afin d’optimiser le flot des patients, celui des employés, des médecins et des équipements. »
Hélène Manning-Lemieux et Valérie Dubois-Desroches ont également assisté à toutes les séances avec leur œil de gestionnaire clinique.
Les deux dernières salles étaient la salle de procédure pour chirurgie mineure avec Christine Marchand, infirmière auxiliaire à la clinique de pédiatrie, ainsi que la salle d’examen pour consultation en gériatrie avec Dr John Joanisse et Cathy Pacifici, ergothérapeute.
Dr Joanisse a d’ailleurs mentionné aux organisateurs combien c’est important que les participants soient impliqués dans le processus, parce que ça les rassure que les espaces seront bien planifiés selon leurs besoins et ceux de leur clientèle.
Tout au long du processus, Hélène Soucy, consultante de Futjisu, suivait les discussions et offrait son aide pour réfléchir au processus et au flot du patient. Elle a aussi documenté les suggestions à l’aide de grands papiers sur les murs.
De plus, Luc Renaud, kinésiologue au service de santé et sécurité au travail, a supervisé le processus pour s’assurer que les installations soient ergonomiques.
« Ce fut un privilège de faire partie de l’équipe qui a décortiqué le flot de travail des futurs locaux du Carrefour. Voir tous ces gens discuter ensemble des tâches qu’ils auront à accomplir, analyser le flot du travail, apporter et accepter les recommandations, ce fut expérience que je n’oublierai pas… surtout les tartes au beurre, » dit Luc en riant. « Les séances nous ont permis d’apporter des modifications aux plans architecturaux pour améliorer notre environnement de travail, et ce, avant qu’il soit trop tard. Lorsqu’il y a un kinésiologue d’impliqué, vous êtes certain que toutes les cartes ergonomiques seront mises sur la table. »
Les participants ont eu droits aux fameuses tartelettes au beurre que fait la Légion d’Orléans comme remerciement pour leur excellent travail et commentaires! Miam!
« C’était intéressant d’entendre les conversations et de voir la dynamique des différents groupes. Ils pensaient à des scénarios et essayaient de les reproduire dans le « local ». Suite aux simulations, des portes, des comptoirs et des équipements seront changés de place sur les plans. Ceci rendra les espaces beaucoup plus fonctionnels, » se réjouit Marie-France Cuerrier.
L’équipe du Carrefour dit avoir été très satisfaite des résultats, avoir reçu de très bons commentaires et compte refaire d’autres exercices de simulation pour les prochaines étapes du projet.
Un grand merci à Pierre-Luc, Mélanie, Lynn, Valérie, Hélène, Christine, Dr Joanisse, Dre Rancourt, Marie-France, Cathy, Francine, Normand et Luc pour leur participation à l’exercice qui permettra d’assurer des soins et services centrés sur la personne.
