Le 20 mai dernier, environ 70 personnes responsables des groupes de travail se sont réunies à l’auditorium pour le lancement officiel du projet de migration vers Epic, le futur système de documentation électronique de l’Hôpital Montfort et l’un des résultats du plan stratégique 2024-2028. Cet événement a mis l’accent sur un élément central du succès de cette transformation : la gestion du changement.
Dominic Giroux, président-directeur général, a ouvert la rencontre aux côtés de Guy Couture et Josette Roussel, co-mandataires du projet, ainsi que de Dre Chantal D’Aoust-Bernard, médecin cheffe, et Dre Diana Owen, dirigeante principale de l’information médicale. Ensemble, ils ont souligné l’importance de l’engagement collectif et du leadership partagé pour mener à bien cette initiative audacieuse.
Une mobilisation collective autour du changement
Les participants, identifiés comme champions et acteurs du changement, ont découvert la structure du projet, les rôles des membres de l’équipe, les différents groupes de travail, ainsi que les prochaines étapes à venir. Un retour sur les résultats des trois sondages menés auprès des médecins, du personnel et de l’équipe de migration a permis de mieux cerner les impressions face aux changements à venir. Ces données guideront l’adaptation des communications et des activités de soutien, de sensibilisation et d’appropriation du système.
Un retour sur vos impressions
Plus de 340 répondants ont pris le temps de faire valoir leur opinion via les sondages. Ceci démontre l’importance accordée au projet de migration de MEDITECH à Epic au sein de l’organisation. Merci à tous ceux et celles qui ont répondu, les réponses recueillies sont toutes précieuses et permettront à l’équipe de projet de raffiner son plan d’action pour répondre aux besoins réels.
Les réactions sont globalement positives face à ce changement longuement attendu.
La diversité des répondants — incluant 127 médecins, 97 professionnels des soins aux patients, 50 membres du personnel administratif, et 51 membres de l’équipe de projet — reflète la grande portée que ce projet a sur notre personnel.
Dans l’ensemble, les trois sondages ont révélé des bénéfices attendus et des préoccupations semblables. La transition vers Epic est perçue comme une avancée significative, notamment grâce à l’amélioration de la continuité des soins et de la communication entre établissements, rendue possible par un dossier régional unique, tant pour le patient que les professionnels, et l’accès aux dossiers d’autres hôpitaux. Les utilisateurs anticipent également un gain d’efficacité, une interface plus conviviale, des fonctionnalités cliniques avancées et un outil globalement plus performant.
Toutefois, certaines préoccupations subsistent, notamment le besoin d’un soutien et d’une formation adéquats, le temps d’adaptation requis, ainsi que la peur d’une surcharge de travail et de manque de ressources. Plusieurs participants ont exprimé un manque d’information, ce qui est normal à ce stade initial du projet. D’autres inquiétudes portent sur une perte temporaire d’efficacité et les risques liés au transfert de données. Ces craintes sont de bonnes pistes pour créer un plan de formation et de soutien exhaustif, flexible et adapté à tous les utilisateurs.
Une autre itération de ce sondage sera envoyée à une date ultérieure afin de valider les activités de communication, de formation, de préparation et d’engagement auront permis de combler ces écarts et de rassurer l’équipe Montfort.
Des témoignages inspirants et une vision claire
La Dre Elizabeth Gottman, médecin hospitaliste à Montfort, a partagé son expérience personnelle avec Epic à L’Hôpital d’Ottawa, suivie d’une présentation du Dr Glen Geiger, CMIO d’Atlas, et de Lizzie Ballowe, gestionnaire de projet et agente de changement chez Epic. Leurs interventions ont permis d’illustrer les bénéfices concrets du système et les leçons apprises.
Alexandre Yergeau, agent de changement certifié Prosci à Montfort, a ensuite présenté le cadre de gestion du changement, basé sur les étapes de sensibilisation, volonté, connaissance, capacité et renforcement. Il a expliqué comment ces étapes seront implantées concrètement au cours des 17 prochains mois.
« Ce projet nécessite une communication bidirectionnelle. On veut vous entendre, leaders et toute l’équipe Montfort. L’équipe de projet n’est pas ici pour vous pousser des messages de licornes. On est là pour écouter, nous adapter et vous appuyer à toutes les étapes C’est ensemble qu’on y arrivera, » Alexandre Yergeau.
Une phase préparatoire bien amorcée
Le projet est actuellement en Phase 0, qui se poursuivra jusqu’en juin 2025. Cette phase comprend la préparation technique, l’introduction des groupes de travail et la planification détaillée. Les prochains mois seront consacrés à des sessions de démonstration des processus, à la validation des Order Sets, à la préparation des interfaces, à la conversion des données, au début de la configuration du système, et à la mise en place de la stratégie du portail patient MyChart.
Un projet collectif, humain et tourné vers l’avenir
Ce lancement marque le début d’un changement attendu, basé sur l’écoute du personnel, soutenu par un leadership fort, et porteur de bénéfices concrets pour les patients et les équipes cliniques. Il s’agit d’un pari audacieux pour l’avenir de Montfort, où la technologie est mise au service de l’humain.
À l’automne 2025, un événement destiné à tout le personnel sera organisé afin de permettre de démystifier ce nouveau système, pour lequel le lancement est prévu en octobre 2026.
D’ici là, si vous avez des questions ou commentaires, n’hésitez pas à contacter l’équipe de projet. Merci à tous de votre engagement envers ce projet et à faire de Montfort un milieu de travail convoité.
