Au 4A, le patient passe au jaune

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Si vous travaillez dans une unité clinique, vous avez certainement remarqué des opportunités d’amélioration qui permettraient au patient de passer moins longtemps à l’hôpital, et de réduire la charge de travail du personnel.

C’est ce qui est arrivé lors d’un Kaizen (atelier de cinq jours) sur le flot du patient en médecine, il y a environ un an.

Véronique Routhier, physiothérapeute, décrit ainsi le parcours typique d’un patient qui se remettrait au 4A :

Le mercredi à 14 h 30, l’équipe interdisciplinaire a pris connaissance du congé de Monsieur X : il devra partir jeudi avant 10 h.

  • La physiothérapeute a 17 patients cette semaine et elle n’a pas l’occasion de revoir Monsieur X avant la fin de son quart de travail, le mercredi à 15 h 30.
  • Le jeudi matin, la physiothérapeute parle avec la travailleuse sociale et l’ergothérapeute à propos du dossier du patient, puis elle réévalue Monsieur X et complète les tâches pour permettre son départ avant 10 h. Cependant, les proches de Monsieur X informent la travailleuse sociale qu’ils n’ont pas eu le temps de trouver les équipements nécessaires ni faire les changements recommandés à son domicile, donc ils viendront le chercher le lendemain matin.
  • Finalement, Monsieur X obtient son congé le vendredi avant 10 h. Pendant cette journée, la physiothérapeute prend le temps de parler avec la famille et le patient encore une fois au sujet des équipements et autres demandes, puis elle ferme le dossier.

Ce parcours est tout à fait typique, selon Margarita Pimentel, gestionnaire au 4A. « En regardant les durées moyennes de séjour en médecine, il y a des différences entre les attentes du ministère et notre réalité. Par exemple, une personne qui se remet d’une pneumonie est censée être à l’hôpital pour six jours, mais cette personne va rester chez nous pendant sept jours. »

En ce moment, les patients passent en moyenne 20 heures trop longtemps au 4A, pour tous les diagnostics confondus; 80 % des patients de médecine ne partent pas le jour prévu pour leur départ selon les normes établies par le ministère de la Santé.

« Lors du Kaizen, on a donc trouvé 35 idées d’amélioration, regroupées en une dizaine de gros projets », explique Margarita.

« Et la rencontre interdisciplinaire est devenue un des morceaux du puzzle ciblé par le Kaizen pour avoir un impact positif sur le séjour du patient », ajoute Cynthia Brunette, facilitatrice de soins au 4A.

La rencontre interdisciplinaire, c’est quoi?

Rappelons que les rencontres interdisciplinaires ont pour but de discuter de l’état de chaque patient. Elles peuvent regrouper des ergothérapeutes, physiothérapeutes, pharmaciens, diététiste, travailleurs sociaux, médecins, infirmières, facilitatrices, etc. S’y ajoutent parfois des étudiants ou des résidents, ainsi que des représentants de Maillon Santé, à l’occasion. Au 4A, ces rencontres ont lieu du lundi au jeudi à 14 h.

Marilyse Dumouchel-Hudon, Cynthia Brunette, Alberto Ramirez et Margarita Pimentel, à la table des rencontres multi devant le tableau blanc du 4A. Ils espèrent qu’un plus grand nombre de patients passeront par l’étape « jaune » et « verte » grâce au projet pilote.

Selon Alberto Ramirez, chargé de projet au bureau corporatif Lean, la clé du changement est d’avoir un standard de rencontre pour les rencontres multidisciplinaires.

Un projet pilote, qui aura lieu de janvier à mars 2019 au 4A, va donc se concentrer sur les trois changements suivants :

    • Premièrement, lors des rencontres interdisciplinaires, les participants cibleront de passer une minute par patient, et mettront l’accent sur le congé du patient, en se concentrant sur les informations pertinentes.
    • Deuxièmement, l’équipe aura comme cible que 100% des patients qui sont à l’unité pour plus de 4 jours passent par les étapes rouge-jaune-vert sur le tableau blanc.
    • Troisièmement, les membres de l’équipe vont organiser leurs tâches en fonction des statuts des patients, ce qu’ils ont baptisé « le plan de congé renversé ».
    Véronique Routhier a beaucoup travaillé sur le tableau de congé inversé, qui décrit dans un même tableau les tâches des trois journée avant le congé, pour chaque intervenant. « Dans 6 mois, j’aimerais que mes collègues aient compris les outils à leur disposition, les utilisent, et trouvent qu’il y a une amélioration! » affirme-t-elle.

    Le plan de congé renversé?

    Comme l’explique Cynthia, « pour l’instant, les rencontres interdisciplinaires diffèrent d’un étage à l’autre; les professionnels qui sont autour de la table doivent donc toujours à changer leur façon de faire. Le projet pilote vise à standardiser le processus dans toutes les unités de médecine en suivant le nouvel outil du plan de congé renversé (jour -3, jour -2, jour -1 et jour du congé).

    Marilyse Dumouchel-Hudon, physiothérapeute au 4A, explique qu’avant de donner le congé au patient il faut valider l’équipement en place chez lui, les prescriptions… « Pour l’instant on rush un peu l’évaluation avant le congé, alors qu’on aurait pu mieux la planifier. » Selon elle, la nouvelle approche va aussi faire sauver du temps pour la documentation – jusqu’à 30 % de temps, si les estimations faites avec l’équipe Lean s’avèrent justes.

    Le flot du patient, l’affaire de tous

    Du côté des médecins, Dre Nancy Saint-Pierre et Sébastien Landry, directeur administratif de la direction médicale, ont été impliqués dans la planification. « Le flot du patient, c’est l’affaire de tous », insiste Sébastien.

    « Il faut clarifier le rôle de chacun et encourager la communication. Le but est que le patient se retrouve dans le confort de son foyer le plus rapidement possible. »

    « Quant aux patients qui apprécient leur séjour à l’hôpital et qui aimeraient rester plus longtemps car ils se sentent en sécurité ici, d’avoir l’étape ‘jaune’ permet de préparer mentalement le patient (et sa famille) au retour à la maison. Les congés surprises, c’est très complexe pour les familles… », ajoute Margarita.

    Véronique note que le projet devrait ultimement « améliorer le séjour du patient, revoir nos tâches et éviter les dédoublements. » Quant à sa propre expérience dans le cadre du projet-pilote, elle trouve que « ça met vraiment les valeurs de Montfort en perspective, l’entraide, l’excellence, la compassion…»

    Travailler avec des gens de différentes professions, c’est tellement enrichissant!

    Sébastien Landry note que d’autres hôpitaux ont résolu ce défi avec succès, et que l’équipe de Montfort s’est beaucoup inspirée du NHS, le système de santé du Royaume-Uni. Ce petit vidéo du NHS (en anglais) explique bien le « pourquoi » de l’initiative :

    Vidéo (en anglais) sur le flot du patient, produit par la Nottingham University Hospital en Grande-Bretagne.

    Si le projet pilote est concluant, la nouvelle approche sera ensuite déployée dans toutes les unités de médecine.

    Bonne chance à l’équipe du 4A avec ce projet d’amélioration!

Geneviève Picard
Geneviève est directrice de l'équipe des communications à Montfort depuis 2014. Quand elle n'est pas en train d'écrire pour le Journal Montfort, elle est maniaque de lecture, adore le yoga, vient travailler en vélo mais seulement quand il fait beau, et ne fait jamais, jamais la cuisine.